Datenschutzerklärung

1. Verantwortlicher

Verantwortlich für die Datenverarbeitung im Sinne von Art. 4 Nr. 7 DSGVO ist:

Dotti AI Technologies GmbH, handelnd unter der Marke “iurAI”
Gartenstraße 23
10115 Berlin
Deutschland

Vertreten durch den Geschäftsführer Dennis Fordan Blum
E-Mail: hello@iur-ai.de

Handelsregister: Amtsgericht Charlottenburg (Berlin), HRB 268884

Für alle Fragen zum Datenschutz und zur Ausübung Ihrer Rechte erreichen Sie uns unter hello@iur-ai.de.

2. Überblick: Was wir verarbeiten – und was nicht

Beim bloßen Besuch unserer Website verarbeiten wir nur die technisch erforderlichen Zugriffsdaten (Ziffer 4). Schriftarten, Grafiken und die Skripte der Website selbst werden von unserem eigenen Hosting ausgeliefert. Mit Ausnahme des Einwilligungsbanners (Ziffer 6) und – nur nach Ihrer Einwilligung – der Statistik-Tools (Ziffern 7 und 8) werden keine externen Inhalte wie Schriftarten, Karten, Videos, Social-Media-Plugins oder Chat-Widgets eingebunden.

Statistik- und Performance-Messungen (Google Analytics 4, Vercel Web Analytics und Speed Insights) setzen wir ausschließlich ein, wenn Sie über unser Einwilligungsbanner zugestimmt haben (Ziffern 6 bis 8). Ohne Ihre Einwilligung werden die zugehörigen Skripte nicht geladen und keine Cookies oder vergleichbaren Technologien zu Statistikzwecken gesetzt oder ausgelesen.

Wenn Sie uns über das Kontaktformular oder per E-Mail kontaktieren, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten Daten zur Bearbeitung Ihrer Anfrage (Ziffern 5 und 9).

3. Begriffe und Rechtsgrundlagen

Die verwendeten Begriffe (z. B. „personenbezogene Daten“, „Verarbeitung“, „Verantwortlicher“, „Auftragsverarbeiter“) entsprechen den Definitionen in Art. 4 DSGVO.

Wir verarbeiten personenbezogene Daten auf folgenden Rechtsgrundlagen:

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – Einwilligung (z. B. für Statistik-Tools). Für das Speichern von Informationen auf Ihrem Endgerät oder den Zugriff auf dort bereits gespeicherte Informationen (Cookies und vergleichbare Technologien) gilt zusätzlich § 25 Abs. 1 des Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetzes (TDDDG).

Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – Vertrag und vorvertragliche Maßnahmen (z. B. Bearbeitung Ihrer Anfrage, wenn Sie selbst Vertragspartner sind oder werden sollen).

Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – Erfüllung rechtlicher Pflichten (z. B. Nachweis von Einwilligungen nach Art. 7 Abs. 1 DSGVO, handels- und steuerrechtliche Aufbewahrungspflichten).

Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO – berechtigte Interessen (z. B. sicherer und stabiler Betrieb der Website, Bearbeitung von Anfragen, die Sie für eine Kanzlei oder Organisation stellen, Abwehr von Missbrauch und Spam).

Soweit wir uns auf berechtigte Interessen stützen, benennen wir diese in den jeweiligen Abschnitten.

4. Bereitstellung der Website und Hosting

4.1 Zugriffsdaten (Server-Logfiles)

Bei jedem Aufruf unserer Website verarbeitet unser Hosting-Anbieter automatisch Informationen, die Ihr Browser übermittelt. Dazu gehören:

• IP-Adresse des anfragenden Endgeräts,
• Datum und Uhrzeit des Zugriffs,
• aufgerufene Seite bzw. Datei und übertragene Datenmenge,
• HTTP-Statuscode,
• Referrer-URL (die zuvor besuchte Seite, sofern übermittelt),
• Browsertyp und -version, Betriebssystem sowie
• ungefährer Standort (Land bzw. Region), abgeleitet aus der IP-Adresse.

Diese Daten sind erforderlich, um Ihnen die Website auszuliefern, die Stabilität und Sicherheit des Angebots zu gewährleisten (insbesondere Abwehr von Angriffen und Missbrauch) und Fehler zu analysieren. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der technisch fehlerfreien und sicheren Bereitstellung unserer Website. Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen oder eine Auswertung zu Marketingzwecken erfolgt nicht.

Zugriffsdaten werden von unserem Hosting-Anbieter nur kurzfristig vorgehalten und anschließend gelöscht oder anonymisiert. Runtime-Logs werden 1 Tag gespeichert. Eine längere Speicherung erfolgt nur, soweit dies zur Aufklärung konkreter Sicherheitsvorfälle erforderlich ist.

4.2 Hosting-Anbieter

Unsere Website wird bei Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA („Vercel“), gehostet. Vercel stellt die Infrastruktur für die Auslieferung der Website über ein weltweit verteiltes Content Delivery Network sowie für die serverseitige Verarbeitung des Kontaktformulars bereit. Vercel verarbeitet die unter 4.1 genannten Daten in unserem Auftrag auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO.

Wir haben Vercel so konfiguriert, dass eine Datenverarbeitung nur in Europa zu erfolgen hat. Da Vercel ein US-Unternehmen ist, kann eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA nicht ausgeschlossen werden. Vercel ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework (DPF) zertifiziert; die Übermittlung erfolgt daher auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO). Ergänzend haben wir mit Vercel die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) vereinbart. Weitere Informationen finden Sie in der Datenschutzerklärung von Vercel unter https://vercel.com/legal/privacy-notice.

5. Kontaktformular

5.1 Verarbeitete Daten

Über das Kontaktformular auf www.iur-ai.de/contact können Sie ein Erstgespräch anfragen. Dabei erheben wir folgende Angaben:

Schritt 1 – Ihre Kontaktdaten: Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Name Ihrer Kanzlei bzw. Organisation, Ihre Position sowie die Größenklasse Ihrer Kanzlei (Anzahl Mitarbeitende).

Schritt 2 – Ihr Vorhaben: eingesetztes Dokumentenmanagementsystem (DMS), eingesetzter KI-Workspace, Angaben dazu, ob eine Inhouse-IT bzw. Legal-AI-Engineering-Kapazität vorhanden ist, Ihre Interessengebiete (Frontier AI Program, Legal AI Engineering, sonstige Beratung) sowie optional eine Freitextnachricht zu Ihrem Vorhaben.

Pflichtangaben sind Vorname, Nachname, geschäftliche E-Mail-Adresse, Kanzlei bzw. Organisation, Position, Größenklasse, DMS, KI-Workspace, die beiden Angaben zu Inhouse-IT und Legal AI Engineering sowie mindestens ein Interessengebiet; ohne diese Angaben können wir Ihre Anfrage nicht sinnvoll bearbeiten und einordnen. Die Freitextnachricht ist freiwillig. Bitte teilen Sie uns im Freitextfeld keine mandatsbezogenen oder sonstigen vertraulichen Informationen mit; für den Austausch solcher Informationen stimmen wir auf Anfrage einen gesicherten Übertragungsweg mit Ihnen ab.

5.2 Zwecke und Rechtsgrundlagen

Wir verarbeiten diese Daten, um Ihre Anfrage zu beantworten, ein Erstgespräch vorzubereiten, Ihr Vorhaben fachlich einzuordnen (z. B. hinsichtlich Ihrer bestehenden Systemlandschaft) und ggf. ein Angebot zu erstellen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder werden sollen (vorvertragliche Maßnahmen auf Ihre Anfrage), etwa als Einzelanwältin oder Einzelanwalt. Stellen Sie die Anfrage als Ansprechpartner für eine Kanzlei oder Organisation, die selbst Vertragspartner werden soll (z. B. als angestellte Anwältin, Partner oder IT-Verantwortlicher), ist Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse besteht in der Bearbeitung und Beantwortung an uns gerichteter Anfragen sowie der Anbahnung von Geschäftsbeziehungen mit der von Ihnen vertretenen Organisation.

5.3 Schutz vor Missbrauch

Zum Schutz vor automatisierten Spam-Einsendungen enthält das Formular ein für Menschen unsichtbares Prüffeld sowie serverseitige Plausibilitätsprüfungen. Dabei werden keine über Ziffer 4.1 hinausgehenden personenbezogenen Daten erhoben; als Spam erkannte Einsendungen werden nicht gespeichert. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Abwehr von Missbrauch).

5.4 Technischer Ablauf und Empfänger

Ihre Angaben werden verschlüsselt (TLS) an unsere Website-Infrastruktur bei Vercel (Ziffer 4.2) übermittelt und dort serverseitig in europäischen Rechenzentren entgegengenommen. Von dort werden sie an ein Formular in Google Forms übergeben und in einer zugehörigen Google-Tabelle (Google Sheets) innerhalb unseres Google-Workspace-Kontos gespeichert. Eine direkte Verbindung zwischen Ihrem Browser und Google findet dabei nicht statt; Google setzt in diesem Zusammenhang keine Cookies auf Ihrem Endgerät.

Anbieter von Google Workspace ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“). Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung an die Muttergesellschaft Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen: https://policies.google.com/privacy.

Zur weiteren Bearbeitung übernehmen wir Ihre Anfrage in unser Interessenten- und Kundenmanagement (Ziffer 10).

Sollte das Formular technisch nicht verfügbar sein, bieten wir Ihnen alternativ die Kontaktaufnahme per E-Mail an (Ziffer 9).

5.5 Speicherdauer

Wir speichern Ihre Anfrage, solange dies zu ihrer Bearbeitung erforderlich ist. Kommt es nicht zu einer Geschäftsbeziehung, löschen wir die Daten spätestens zwölf Monate nach dem letzten Kontakt. Kommt es zu einer Geschäftsbeziehung, werden die Daten Teil der Kunden- bzw. Vertragsunterlagen und unterliegen den handels- und steuerrechtlichen Aufbewahrungsfristen (§ 257 HGB, § 147 AO): sechs Jahre für Handelsbriefe und Geschäftskorrespondenz, acht Jahre für Buchungsbelege und zehn Jahre für Handelsbücher und Jahresabschlüsse.

6. Cookies und Einwilligungsverwaltung (Cookiebot)

6.1 Was sind Cookies?

Cookies sind kleine Textdateien, die auf Ihrem Endgerät gespeichert werden. Zu Cookies zählen wir hier auch vergleichbare Technologien wie Local Storage oder Pixel. Wir unterscheiden zwischen technisch notwendigen Cookies, die für den Betrieb der Website und die Speicherung Ihrer Einwilligungsentscheidung erforderlich sind (§ 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG), und Statistik-Tools – mit oder ohne Cookies –, die wir nur mit Ihrer Einwilligung einsetzen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, bei Zugriff auf Ihr Endgerät zusätzlich § 25 Abs. 1 TDDDG). Derzeit setzen wir als einziges technisch notwendiges Cookie das Einwilligungs-Cookie „CookieConsent“ ein (Ziffer 6.2).

6.2 Einwilligungsverwaltung mit Cookiebot

Zur Einholung, Speicherung und zum Nachweis Ihrer Einwilligung setzen wir die Consent-Management-Plattform Cookiebot ein. Anbieter ist Usercentrics A/S, Havnegade 39, 1058 Kopenhagen K, Dänemark („Usercentrics“). Beim ersten Besuch unserer Website wird Ihnen ein Banner angezeigt, über das Sie Ihre Einwilligung in die Nutzung von Statistik-Tools erteilen oder ablehnen können. Beide Optionen sind gleichwertig mit einem Klick erreichbar.

Beim Laden des Banners wird das Cookiebot-Skript von Servern von Usercentrics abgerufen; dabei wird Ihre IP-Adresse technisch bedingt an Usercentrics übermittelt. Rechtsgrundlage hierfür ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in einer rechtskonformen Einwilligungsverwaltung.

Treffen Sie eine Entscheidung, protokolliert Cookiebot folgende Daten: Ihre IP-Adresse in gekürzter Form (nach Angaben des Anbieters werden die letzten 16 Bit einer IPv4-Adresse bzw. die letzten 96 Bit einer IPv6-Adresse entfernt), Datum und Uhrzeit Ihrer Entscheidung, Browser-Informationen (User Agent), die URL, auf der die Einwilligung erteilt wurde, einen zufällig erzeugten, anonymen Schlüssel sowie Ihren Einwilligungsstatus. Der Schlüssel und Ihr Einwilligungsstatus werden zudem im Cookie „CookieConsent“ auf Ihrem Endgerät gespeichert, damit Ihre Entscheidung bei künftigen Besuchen berücksichtigt wird. Dieses Cookie hat eine Laufzeit von zwölf Monaten; das Einwilligungsprotokoll wird ebenfalls zwölf Monate aufbewahrt.

Rechtsgrundlage für die Speicherung des Einwilligungs-Cookies ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG, da es für die Bereitstellung des von Ihnen genutzten Dienstes unbedingt erforderlich ist. Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der damit verbundenen personenbezogenen Daten und für die Protokollierung Ihrer Entscheidung ist Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO in Verbindung mit unserer Nachweispflicht aus Art. 7 Abs. 1 DSGVO, jedenfalls Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der rechtskonformen Verwaltung und dem Nachweis von Einwilligungen). Usercentrics verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) nach eigenen Angaben auf Servern innerhalb der Europäischen Union. Weitere Informationen: https://www.cookiebot.com/de/privacy-policy/.

6.3 Einwilligung ändern oder widerrufen

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen oder Ihre Auswahl ändern, indem Sie die Cookie-Einstellungen über den Link „Cookie-Einstellungen“ im Footer unserer Website erneut aufrufen. Darüber hinaus können Sie Cookies in den Einstellungen Ihres Browsers löschen oder blockieren; dies kann die Funktionalität der Website einschränken.

7. Google Analytics 4

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir Google Analytics 4, einen Webanalysedienst der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland („Google“).

Google Analytics verwendet Cookies (insbesondere „_ga“ und „ga[ID]“, Laufzeit jeweils bis zu zwei Jahre) und vergleichbare Technologien, um Informationen über Ihre Nutzung unserer Website zu erheben. Verarbeitet werden insbesondere: aufgerufene Seiten und Verweildauer, Referrer-URL, ungefährer Standort (Land und Region), Browser und Betriebssystem (jeweils Hauptversion), Gerätetyp, Interaktionen wie Scrolltiefe oder Klicks auf externe Links sowie eine pseudonyme Nutzerkennung (Client-ID). Nach Angaben von Google protokolliert oder speichert Google Analytics 4 keine IP-Adressen; für Zugriffe aus der EU wird die IP-Adresse ausschließlich zur groben Standortbestimmung auf Servern in der EU verwendet und anschließend verworfen, bevor die Daten an Google-Server weitergeleitet werden.

Wir nutzen Google Analytics, um zu verstehen, wie unsere Website genutzt wird, und um Inhalte und Struktur zu verbessern. Dabei haben wir eine datenschutzfreundliche Konfiguration gewählt: Google Signals (geräteübergreifende Erfassung und Werbefunktionen) ist deaktiviert, die Erfassung granularer Standort- und Gerätedaten (z. B. Stadt, Bildschirmauflösung, Gerätemodell) ist für Deutschland abgeschaltet, es findet keine Verknüpfung mit Google-Werbeprodukten statt und die Aufbewahrungsdauer nutzerbezogener Ereignisdaten ist auf zwei Monate begrenzt. Danach stehen uns nur noch aggregierte Berichte zur Verfügung.

Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO, § 25 Abs. 1 TDDDG), die Sie über unser Einwilligungsbanner erteilen und jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen können (Ziffer 6.3). Die Google-Skripte werden erst nach Ihrer Einwilligung geladen; dabei wird Google Ihr Einwilligungsstatus über den Google Consent Mode mitgeteilt. Ohne Einwilligung werden keine Analytics-Cookies gesetzt und keine Daten an Google übertragen.

Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage der Google-Datenverarbeitungsbedingungen (Art. 28 DSGVO). Soweit Google Daten zu eigenen Zwecken verarbeitet (etwa zur Absicherung und Verbesserung seiner Dienste), ist Google hierfür selbst verantwortlich. Bei der Verarbeitung kann es zur Übermittlung an Google LLC in den USA kommen. Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO); ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Weitere Informationen finden Sie unter https://policies.google.com/privacy sowie unter https://support.google.com/analytics/answer/6004245. Zusätzlich können Sie die Erfassung durch Google Analytics browserweit über das Deaktivierungs-Add-on unter https://tools.google.com/dlpage/gaoptout verhindern.

8. Vercel Web Analytics und Speed Insights

Sofern Sie eingewilligt haben, nutzen wir zudem Vercel Web Analytics und Vercel Speed Insights der Vercel Inc., 440 N Barranca Avenue #4133, Covina, CA 91723, USA (Ziffer 4.2).

Vercel Web Analytics erfasst Seitenaufrufe und Herkunftsseiten (Referrer). Verarbeitet werden: aufgerufene URL, Referrer, ungefährer Standort (Land, Region, Stadt), Betriebssystem, Browser, Gerätetyp und Zeitpunkt des Aufrufs. Zur Unterscheidung von Besuchen innerhalb eines Tages wird serverseitig aus der Anfrage ein Hashwert gebildet, der nach 24 Stunden automatisch verworfen wird; Cookies werden nicht gesetzt, IP-Adressen werden nicht gespeichert, und eine seitenübergreifende Wiedererkennung ist nach Angaben von Vercel nicht möglich.

Vercel Speed Insights misst die Ladegeschwindigkeit und die Qualität der Nutzung unserer Website (sogenannte Web Vitals) und ruft dazu Leistungsdaten über Schnittstellen Ihres Browsers ab. Verarbeitet werden: aufgerufene Route und URL, Messwerte (z. B. Ladezeit, Interaktionsverzögerung, Layoutstabilität), Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Verbindungsgeschwindigkeit, Land sowie Zeitpunkt der Messung. Auch hier werden keine Cookies gesetzt und keine IP-Adressen gespeichert.

Wir nutzen beide Dienste, um die Reichweite und technische Qualität unserer Website zu messen und zu verbessern. Rechtsgrundlage ist Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO; soweit Speed Insights Informationen aus Ihrem Browser ausliest, zugleich nach § 25 Abs. 1 TDDDG. Sie können die Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen (Ziffer 6.3). Die erhobenen Daten liegen nach Ablauf der 24 Stunden nur noch als aggregierte Statistiken vor, die wir bis zu 12 Monate vorhalten. Vercel verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter; zur Übermittlung in die USA gelten die Ausführungen unter Ziffer 4.2 (Data Privacy Framework und Standardvertragsklauseln). Weitere Informationen: https://vercel.com/docs/analytics/privacy-policy und https://vercel.com/docs/speed-insights/privacy-policy.

9. Kontaktaufnahme per E-Mail

Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren (z. B. über hello@iur-ai.de oder die E-Mail-Adressen unserer Mitarbeitenden), verarbeiten wir Ihre E-Mail-Adresse, den Inhalt Ihrer Nachricht sowie die darin enthaltenen Angaben zur Bearbeitung Ihrer Anfrage. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit die Anfrage auf einen Vertrag mit Ihnen gerichtet ist, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Bearbeitung und Beantwortung von Anfragen).

Für unsere E-Mail-Kommunikation nutzen wir Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland, als Auftragsverarbeiter (Ziffer 5.4). Die Übertragung von E-Mails erfolgt transportverschlüsselt (TLS), sofern der jeweilige Gegenserver dies unterstützt. Bitte beachten Sie, dass unverschlüsselte E-Mails nicht für die Übermittlung vertraulicher oder mandatsbezogener Informationen geeignet sind. Für vertrauliche Inhalte stimmen wir auf Anfrage einen gesicherten Übertragungsweg mit Ihnen ab.

Die Speicherdauer entspricht Ziffer 5.5.

10. Interessenten- und Kundenmanagement

Anfragen von Interessenten sowie Daten unserer Kunden und Ansprechpartner verwalten wir in Notion, einem Dienst der Notion Labs, Inc., 2300 Harrison Street, San Francisco, CA 94110, USA („Notion“). Dort speichern wir die in Ziffer 5.1 genannten Angaben, den Stand der Kommunikation, Gesprächsnotizen sowie Angaben zu Angeboten und Verträgen.

Zwecke sind die strukturierte Bearbeitung von Anfragen, die Betreuung unserer Kunden und die Verwaltung unserer Geschäftsbeziehungen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit Sie selbst Vertragspartner sind oder werden sollen, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer effizienten Organisation unserer Geschäftsbeziehungen und der Kommunikation mit Ansprechpartnern unserer Kunden und Interessenten).

Soweit wir Daten von Ansprechpartnern nicht von diesen selbst, sondern von der Kanzlei oder Organisation erhalten, für die sie tätig sind (z. B. Name, geschäftliche Kontaktdaten und Funktion im Rahmen eines Projekts), stammen die Daten aus dieser Quelle (Art. 14 Abs. 2 lit. f DSGVO). Wir verarbeiten in diesem Fall ausschließlich geschäftliche Kontakt- und Funktionsdaten.

Notion verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage eines Auftragsverarbeitungsvertrags (Art. 28 DSGVO). Die Speicherung erfolgt auf Servern in den USA; Grundlage der Übermittlung sind die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO) sowie das EU-U.S. Data Privacy Framework. Mandatsbezogene oder sonstige vertrauliche Daten unserer Kunden werden dort nicht gespeichert. Weitere Informationen: https://www.notion.com/privacy.

Die Speicherdauer richtet sich nach Ziffer 5.5.

11. Terminvereinbarung und Videokonferenzen

Erstgespräche und weitere Termine vereinbaren wir über Google Calendar und führen sie in der Regel per Videokonferenz über Google Meet durch. Beide Dienste sind Bestandteil von Google Workspace der Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland (Ziffer 5.4).

Für die Terminvereinbarung verarbeiten wir Ihren Namen, Ihre E-Mail-Adresse, Datum und Uhrzeit des Termins sowie optional Betreff und Agenda. Sie erhalten eine Kalendereinladung mit dem Zugangslink zur Videokonferenz per E-Mail. Für die Teilnahme an Google Meet benötigen Sie kein Google-Konto.

Während einer Videokonferenz verarbeitet Google Meet den von Ihnen angegebenen Anzeigenamen, Ihre Audio- und Videodaten, sofern Sie Mikrofon oder Kamera aktivieren, Inhalte, die Sie im Chat oder per Bildschirmfreigabe teilen, sowie technische Verbindungsdaten (insbesondere IP-Adresse, Geräte- und Browserinformationen, Zeitpunkt und Dauer der Teilnahme). Audio- und Videodaten werden zur Durchführung der Konferenz übertragen und nicht von uns gespeichert. Wir zeichnen Gespräche nicht auf und setzen keine automatische Transkription oder KI-gestützte Notizfunktionen ein, es sei denn, alle Teilnehmenden haben dem zuvor ausdrücklich zugestimmt; in diesem Fall weisen wir zu Beginn des Gesprächs gesondert darauf hin.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, soweit der Termin der Anbahnung oder Durchführung eines Vertrags mit Ihnen dient, im Übrigen Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der effizienten Organisation und Durchführung von Gesprächen mit Interessenten, Kunden und deren Ansprechpartnern.

Google verarbeitet die Daten als unser Auftragsverarbeiter auf Grundlage des Cloud Data Processing Addendum (Art. 28 DSGVO). Eine Übermittlung an Google LLC in den USA ist möglich; Google LLC ist unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert (Art. 45 DSGVO), ergänzend gelten die Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO). Wenn Sie einer Google-Meet-Konferenz beitreten, nutzen Sie den Dienst zugleich unmittelbar auf der Website von Google; für die dort von Google in eigener Verantwortung vorgenommene Verarbeitung (etwa technisch notwendige Cookies) gilt ergänzend die Datenschutzerklärung von Google unter https://policies.google.com/privacy.

Kalendereinträge und Termindaten speichern wir als Teil der Geschäftskorrespondenz entsprechend Ziffer 5.5. Verbindungsdaten der Videokonferenzen werden von Google nach den Einstellungen unseres Google-Workspace-Kontos nur für einen begrenzten Zeitraum zu Sicherheits- und Abrechnungszwecken protokolliert.

12. Externe Links und Social Media

Unsere Website enthält Links zu externen Websites, insbesondere zu LinkedIn-Profilen. Hierbei handelt es sich um einfache Verlinkungen; Social-Media-Plugins, die bereits beim Seitenaufruf Daten an die Plattformen übertragen, setzen wir nicht ein. Beim Anklicken eines Links verlassen Sie unsere Website; für die Datenverarbeitung auf der Zielseite ist ausschließlich deren Betreiber verantwortlich.

13. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Innerhalb unseres Unternehmens erhalten nur diejenigen Personen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung der genannten Zwecke benötigen. Darüber hinaus setzen wir folgende Dienstleister als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) ein:

Dienstleister	Zweck	Sitz	Drittlandübermittlung / Garantie
Vercel Inc.	Hosting, Auslieferung der Website, Formularverarbeitung, Web Analytics, Speed Insights	USA	EU-U.S. DPF (Art. 45 DSGVO) und Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO)
Google Ireland Limited (Google Workspace: Forms, Sheets, Gmail)	Entgegennahme und Speicherung von Formularanfragen, E-Mail-Kommunikation	Irland	Übermittlung an Google LLC (USA) möglich: EU-U.S. DPF und Standardvertragsklauseln
Google Ireland Limited (Google Analytics 4)	Webanalyse (nur mit Einwilligung)	Irland	Übermittlung an Google LLC (USA) möglich: EU-U.S. DPF und Standardvertragsklauseln
Usercentrics A/S (Cookiebot)	Einwilligungsverwaltung	Dänemark	keine (nach Angaben des Anbieters Verarbeitung in der EU)
Notion Labs, Inc.	Interessenten- und Kundenmanagement	USA	Standardvertragsklauseln (Art. 46 DSGVO) und EU-U.S. DPF, siehe Ziffer 10

Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur, wenn Sie eingewilligt haben, wenn dies zur Erfüllung eines Vertrags erforderlich ist, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind oder wenn dies zur Geltendmachung unserer Rechte erforderlich ist (z. B. an Steuerberater, Rechtsanwälte oder Behörden).

14. Übermittlung in Drittländer

Soweit wir Daten in Länder außerhalb der Europäischen Union bzw. des Europäischen Wirtschaftsraums übermitteln oder dies durch den Einsatz der genannten Dienstleister erfolgt, geschieht dies nur bei Vorliegen eines Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission (Art. 45 DSGVO) – für die USA insbesondere für Unternehmen, die unter dem EU-U.S. Data Privacy Framework zertifiziert sind – oder auf Grundlage geeigneter Garantien, insbesondere der Standardvertragsklauseln der EU-Kommission (Art. 46 Abs. 2 lit. c DSGVO), ergänzt um zusätzliche technische und organisatorische Schutzmaßnahmen, soweit erforderlich. Eine Kopie der jeweils maßgeblichen Garantien stellen wir Ihnen auf Anfrage zur Verfügung.

15. Speicherdauer und Löschung

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur so lange, wie dies für die jeweiligen Zwecke erforderlich ist. Konkrete Speicherfristen haben wir in den einzelnen Abschnitten genannt. Darüber hinaus speichern wir Daten, soweit gesetzliche Aufbewahrungspflichten bestehen (insbesondere §§ 238, 257 HGB und § 147 AO) oder soweit dies zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist (Art. 17 Abs. 3 lit. e DSGVO). Nach Wegfall des Zwecks bzw. Ablauf der Fristen werden die Daten gelöscht oder anonymisiert.

16. Ihre Rechte

Als betroffene Person stehen Ihnen uns gegenüber folgende Rechte zu:

Auskunft über die zu Ihrer Person verarbeiteten Daten (Art. 15 DSGVO),

Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung unvollständiger Daten (Art. 16 DSGVO),

Löschung Ihrer Daten (Art. 17 DSGVO), soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder sonstige Ausnahmen entgegenstehen,

Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO),

Datenübertragbarkeit, d. h. Erhalt der von Ihnen bereitgestellten Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format (Art. 20 DSGVO),

Widerruf erteilter Einwilligungen mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO); die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt unberührt.

Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO): Soweit wir Ihre Daten auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO) verarbeiten, haben Sie das Recht, aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit Widerspruch gegen die Verarbeitung einzulegen. Wir verarbeiten Ihre Daten dann nicht mehr, es sei denn, wir können zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung dient der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen. Gegen eine Verarbeitung zum Zwecke der Direktwerbung können Sie jederzeit ohne Angabe von Gründen widersprechen.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine formlose Mitteilung an hello@iur-ai.de oder an die unter Ziffer 1 genannte Anschrift.

Beschwerderecht: Sie haben zudem das Recht, sich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere in dem Mitgliedstaat Ihres Aufenthaltsorts, Ihres Arbeitsplatzes oder des Orts des mutmaßlichen Verstoßes. Die für uns zuständige Aufsichtsbehörde ist:

Berliner Beauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit
Alt-Moabit 59–61
10555 Berlin
Telefon: +49 30 13889-0
E-Mail: mailbox@datenschutz-berlin.de
https://www.datenschutz-berlin.de

17. Pflicht zur Bereitstellung von Daten

Die Nutzung unserer Website ist ohne Angabe personenbezogener Daten möglich; die unter Ziffer 4 genannten Zugriffsdaten fallen technisch zwingend an. Die Angabe von Daten im Kontaktformular oder per E-Mail ist freiwillig. Ohne die als Pflichtangaben gekennzeichneten Daten können wir Ihre Anfrage jedoch nicht bearbeiten.

18. Automatisierte Entscheidungsfindung

Eine automatisierte Entscheidungsfindung einschließlich Profiling im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt. Auch die Angaben aus dem Kontaktformular (z. B. zu DMS, KI-Workspace oder Kanzleigröße) dienen ausschließlich der fachlichen Vorbereitung Ihres Gesprächs durch unser Team und werden nicht für automatisierte Bewertungen genutzt.

19. Datensicherheit

Unsere Website wird ausschließlich über eine verschlüsselte Verbindung (HTTPS/TLS) ausgeliefert. Wir treffen darüber hinaus angemessene technische und organisatorische Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO, um Ihre Daten gegen Verlust, Missbrauch und unbefugten Zugriff zu schützen, unter anderem Zugriffsbeschränkungen nach dem Need-to-know-Prinzip und Zwei-Faktor-Authentifizierung für die zentralen von uns eingesetzten Dienste.

20. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich unsere Datenverarbeitung oder die Rechtslage ändert. Die jeweils aktuelle Fassung ist unter www.iur-ai.de/datenschutz abrufbar; das Datum des Stands finden Sie am Anfang dieser Erklärung.